履歴書は就職活動や転職活動において最も重要な書類です。この記事では、履歴書の基本フォーマットから書き方のコツ、提出方法まで詳しく解説します。記事を読めば、正しい履歴書の書き方が身につき、就職・転職活動を有利に進められます。
履歴書の基本フォーマット
履歴書には、情報を明確に伝えるための基本フォーマットがあります。主な記載事項は以下のとおりです。
- 個人情報(氏名、生年月日、現住所、連絡先)
- 学歴・職歴
- 保有する資格や免許
- 志望動機
- 自己PR
- 趣味・特技
履歴書を書く際には、基本的なビジネスマナーを守る必要があります。魅力を最大限に伝えるために、適切なフォーマットで丁寧に情報を整理しましょう。
項目別の履歴書の書き方
履歴書全体としての完成度を高めるには、各項目を正確かつ丁寧に記載することが重要です。以下の項目別に書き方を解説します。
- 個人情報欄
- 学歴・職歴欄
- 資格・免許欄
- 志望動機・自己PR欄
- 趣味・特技欄
個人情報欄
個人情報欄は採用担当者が最初に目にする部分です。記載事項は以下のとおりです。
- 氏名(漢字とフリガナ)
- 生年月日(年齢も記載)
- 性別
- 住所(郵便番号を含む)
- 電話番号
- メールアドレス
- 婚姻状況(任意で記載)
- 国籍・在留資格(外国籍の場合)
- 写真(証明写真の規格に沿った最近の写真)
個人情報欄をきちんと記載することで、第一印象が良くなります。
» 履歴書の写真の服装を解説
学歴・職歴欄
高校卒業から現在に至るまでの学歴や仕事の経験を、時系列に沿って整理します。学歴・職歴欄のポイントは以下のとおりです。
- 学歴、職歴共に月単位で記載する
- 学校名は正式名称を使用、卒業年月を明記する
- 職歴は会社名、部署名、職位、業務内容を簡潔に記載する
- 在職中の場合は「現在に至る」を使用する
- 退職理由は求められた場合のみ簡潔に記載する
- アルバイト経験も職歴に含め、役職や職務内容も具体的に記載する
- 学位や専攻分野も必要な場合は追記する
- 海外経験や交換留学など特筆すべき学歴がある場合は詳細を追記する
- 未経験者・新卒の場合はインターンシップやボランティア経験を記載する
資格・免許欄
資格・免許欄では、持っているスキルや知識をアピールします。ポイントは以下のとおりです。
- 資格・免許の名称を正確に記載する
- 取得年月日を明記する
- 資格の重要度に応じて並び順を考慮する(重要なものほど上位に)
- 未取得の資格試験の状況を記載する(司法試験合格見込みなど)
- 業務に直接関係ない資格の場合は簡潔に記載する
- 自動車免許の種類(普通、大型等)と限定条件(AT限定など)も記載する
- 海外の資格は国名も記載する
- 資格取得予定であれば取得予定時期を記載する
- パソコンスキルや言語スキル(TOEICスコアなど)も資格欄に記載する
- 社会人基礎力検定など新しい資格も積極的に記載する
資格・免許は能力や経験の証明になるため、適切に記載して履歴書を充実させましょう。
志望動機・自己PR欄
志望動機と自己PRは他者と差別化できる重要な項目です。以下のポイントを押さえて、熱意やスキルを的確に伝えます。
- 志望動機は具体的かつ簡潔にする
- 企業の事業内容や理念に共感する理由を明記する
- どのように貢献できるか具体的なスキルや経験を述べる
- 自己PRは自身の強みや特徴を強調する
- 過去の成功体験や挑戦を具体例を交えて記載する
- 自己PRは仕事での実績や成果を中心に展開する
- 志望動機と自己PRを結びつけ、一貫性を持たせる
- 企業研究を行い、志望する企業に合った内容にする
- 他の応募者と差別化できるポイントを明確にする
- 熱意や将来のビジョンを伝える
国際的なプロジェクトの経験や、長期的にリーダーとしてチームを牽引する熱意などを持っていると、他者と差別化できます。志望動機と自己PRの書き方は、以下を参考にしてください。
- 志望動機の具体例
- 貴社のイノベーティブな事業展開に刺激を受けました。自身のマーケティングスキルを活かして事業成長に貢献したいです。新しいキャンペーンの立案で売上を20%上昇させた経験を生かして、貴社の新市場開拓に貢献できます。
- 自己PRの具体例
- 私はチームワークを重視し、多様なバックグラウンドを持つメンバーと協力してプロジェクトを成功に導いた経験が豊富です。改善を常に意識し、細かなフィードバックを集約して即実行に移すことで、成果を絶えず向上させてきました。
» 履歴書の自己PRの書き方、パターン別の例文を解説！
趣味・特技欄
趣味・特技欄は、以下のポイントを押さえて実際にできることを短くシンプルに記載します。
- 面接で話題になる想定で簡潔な説明も準備しておく
- 関連する趣味や特技が仕事に役立つ可能性をアピールする
- どのように長所と結びつくかを説明する
- 人柄やキャラクターを伝えるために利用する
- ポジティブな印象を与える内容を選ぶ
- 嘘や誇張は避けて実際にできることを記載する
- 趣味や特技がない場合は興味のある分野などを記載する
- 社会人として不適切な趣味は避ける
履歴書の提出方法
履歴書の提出方法には、以下の3つの形式があります。
- 郵送
- メール
- 手渡し
応募先からの指示に従って適切な方法で提出しましょう。
郵送
履歴書を郵送する際のポイントは以下のとおりです。
- A4サイズの封筒を使用する
- 企業から要求された他の書類があれば同封する
- 折り目をつけずに送る
- 表面には「履歴書在中」と明記する
- 書類送付状(送る理由と中身のリストを記載した文書)を同封する
- 宅配便や速達を利用する
- 追跡サービスがある郵送方法(簡易書留や特定記録郵便)で配送状況を確認する
- 郵送日時や配送方法などの情報を記録する
- 郵送前に宛先の企業名・部署名・担当者名が正しいか確認する
- 郵送の際は締め切りまでに十分な余裕を持って送る
メール
メールで履歴書を提出する際のポイントは以下のとおりです。
- 履歴書のデータをPDF形式に変換して添付する
- メールの件名に応募職種と自分の名前を明記する
- 本文には簡潔に応募の意志を記載する
- 送信前に添付ファイルを確認する
- 履歴書のファイル名にも応募職種と自分の名前を含める
手渡し
手渡しでの提出は、担当者との直接のやりとりによって印象を強く残すチャンスです。以下のポイントを押さえましょう。
- 直接履歴書を提出するアポイントメントを取る
- 折り目や汚れがないように清潔な封筒に入れる
- 提出前に記入漏れや誤字がないかチェックする
- 万が一のために予備の履歴書を用意しておく
- ビジネスマナーを守る
手渡しの場合は、面接日に履歴書を持参するケースが多いです。履歴書の状態はもちろん、提出時の態度や振る舞いも評価の一部となるため注意しましょう。面接を有利に進めるためにも丁寧に対応してください。
履歴書の見た目と整理のポイント
履歴書の見た目を整理すると、採用担当者に好印象を与えられます。履歴書の作成では、字の大きさやフォント、証明写真が特に重要です。
字の大きさやフォント
字の大きさやフォントを統一すると、採用担当者にプロフェッショナルな印象を与えられます。字の大きさは10.5ポイント以上が適切です。小さくなりすぎず、読みやすさを確保できる大きさを意識しましょう。フォントは、明朝体やゴシック体などを選ぶと、視認性が高く、字がくっきりと表示されます。
証明写真の貼り方と写真選びの基準
履歴書に貼る証明写真は、顔が鮮明に写っていて、背景が無地のものを選びます。スーツやビジネスカジュアルな服装で撮影し、笑顔ではなく、真剣な表情のものが最適です。証明写真は指定されたサイズに合わせ、3カ月以内に撮影したものを使用します。
証明写真の裏面に名前を記入しておくと、剥がれた際にも安心です。証明写真を貼るときは、のりや両面テープを使い、曲がらないように、水平に貼り付けましょう。
採用担当者が注目する履歴書の部分
採用担当者が履歴書で注目するポイントを押さえると、採用の可能性が高まります。
志望動機・自己PR
志望動機には、企業を選んだ理由だけでなく、自分の経験がどのように役立つかを明確にすることが重要です。具体的な内容を含みながら、企業との適合性を示します。
自己PRでは、独自性と具体例が必要です。自分の強みを詳細に説明し、どのように業務に生かせるかを伝えましょう。
スキル・資格
履歴書に記載するスキルや資格は、即戦力としての能力をアピールするのに有効です。業務に関連するスキルや最新技術に関する知識の習得状況も評価されます。履歴書に記載すべきスキルや資格の具体例は、以下のとおりです。
- 基本的なパソコンスキル(Microsoft Office、Google Workspaceなど)
- 語学力(英語、フランス語、中国語など)
- 資格(TOEIC、簿記検定、ITパスポートなど)
職務経歴・経験
経験してきた勤務先の正式名称と勤務年数を具体的に記載しましょう。業務の詳細な内容やプロジェクトの成果、実績を分かりやすく示すことが大切です。職務経験を通じて、身に付けたスキルや高められた技術を述べると、自分の能力を効果的にアピールできます。
記載内容の正確さ・誤字脱字
履歴書には、正確で一貫性のある情報を記載すると、信頼性が高まります。誤字や脱字があると、面接官にネガティブな印象を与える可能性があるため、注意しましょう。
記載内容のチェック能力も評価されるポイントです。履歴書は必ず内容を見直し、誤字脱字がないか確認すると、高評価につながります。
履歴書の書き方のよくある質問
履歴書を書く際にはさまざまな疑問が出てきます。よくある質問と解決方法を解説します。
履歴書に写真は必ず必要？
求人に写真不要と明記されていない場合には、写真が必要です。海外企業や新しい会社では写真を要求しない文化も広がっているため、企業ごとの応募要項を確認しましょう。
写真を提出する際は、ビジネスシーンに適した服装で、無地の背景で撮影した写真を選びます。撮影から3ヶ月以内の新しい証明写真を使用しましょう。
手書きとパソコン作成、どちらがいい？
職種や業界の傾向に合わせて、手書きかパソコン作成かを選択しましょう。文系職種や伝統的な業界では手書きを好む傾向があり、ITや技術系の業界ではパソコン作成が主流です。
手書きは個性がアピールでき丁寧な印象を与える一方で、パソコン作成は読みやすくプロフェッショナルな印象を与えます。手書きの場合は字の美しさが重要です。字に自信がない場合は、パソコンでの作成が無難です。
パソコンで履歴書を作成する際は、フォーマットを統一してください。フォーマットが統一されていない場合には、不注意というマイナスの印象を与えます。誤字脱字にも注意して、洗練された履歴書を作成しましょう。
空欄があってもいい？
履歴書を書く際には、空欄を作らないようにします。空欄があると意欲や経験が不足しているように見えてしまうからです。
どうしても埋められない項目には「該当なし」と記載し、真剣に取り組んでいることをアピールしましょう。「該当なし」と記載した理由について、面接時にしっかり説明できるようにしてください。
履歴書を書く前に必要な項目を確認し、空欄を作らないように準備することが大切です。
書き間違えてしまったときはどうすればいい？
履歴書の内容を訂正する場合は、修正液や修正テープを使用せず、二重線を引いて訂正印を押します。誤りが多い場合は新しい履歴書を用意してください。
書き間違いを防ぐために下書きを利用しましょう。パソコンで作成している場合は訂正や再印刷も簡単です。
職歴が複数ある場合はどのように書くべき？
職歴が複数ある場合は、最新の職歴から順に書きましょう。最新の職歴が現在のスキルや能力を最もよく反映しており、採用担当者に最新の経験を一目で伝えられます。職歴の信頼性を高めるには、勤務期間を正確に記載することが大切です。
短期間の職歴も省略せず記載しましょう。応募職種に関連する職歴を強調することも欠かせません。退職理由が必要な場合は簡潔に書き、職歴の間にブランクがある場合は理由を説明すると誠実さが伝わります。
アルバイトやインターンシップの経験はどう書けばいい？
アルバイトやインターンシップの経験を書く際には、仕事内容を詳しく説明しましょう。具体的な数字を用いれば、説得力が増します。チームでの役割やリーダーシップの経験を強調するのもおすすめです。学業との両立をアピールすれば、時間管理能力を示せます。
まとめ
履歴書の書き方を学べば、就職・転職活動が有利になります。適切なフォーマットと各項目の書き方を理解し、自己PRや志望動機をしっかりと伝えてください。
適切な提出方法やビジネスマナーを守ることも重要です。写真の添付や書き間違えた場合の対応など細かい点にも注意を払い、丁寧に履歴書を作成してアピールしましょう。
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