【完全ガイド】履歴書送付時の封筒の書き方｜郵送の手順と注意点も解説

就職活動において第一歩である履歴書の提出は、思いのほか緊張の瞬間です。正しい封筒の書き方や送付マナーを知っていますか？

本記事では、履歴書の封筒の正しい書き方と提出時のマナーを解説にし、初めての人でもスムーズに対応できるよう案内します。読み終える頃には、履歴書の封筒作成に対する疑問が解決され、自信を持って応募書類を手渡し・郵送できるでしょう。

履歴書を入れる封筒の書き方

履歴書を入れる封筒の書き方は、転職や就職活動において重要なポイントです。第一印象を左右するため、封筒の選び方から宛名の書き方に至るまで細部に渡り丁寧な準備が求められます。

封筒サイズは白色かグレーを選ぶことが一般的であり、サイズはA4の書類が折らずに入る大きさである角型2号が適しています。宛名は手書きで、明朝体または楷書体の使用が望ましいです。

宛名ラベルの使用も可能ですが、手書きの方が好まれがちです。封筒に入れる際は履歴書を3つ折りにし、郵送する場合には封筒の表面に送付方法を記載します。次に送り先や送り方別のポイントを解説します。

会社宛

封筒に宛名を書く時は、まず正式な会社名の確認が重要です。確認した会社名を封筒の中央に、はっきりと読める文字で記載します。部署名や担当者の名前が分かっている場合は、会社名の下に追記しましょう。「御中」を使い、敬意を表すことも必要です。送り主の情報も忘れずに正確に書き加えてください。

個人宛

履歴書を個人宛に送る際は、宛先の氏名は「御中」は使わず「様」をつけるのが基本です。間違えがないように封筒に清書してください。職種や応募先の部署が明確な場合は併せて記載しましょう。縦型封筒の場合、裏面の左下には自身の住所と氏名を記入し、その後に連絡先の電話番号も書き加えます。

封筒の書き方には縦書きと横書きがありますが、どちらを選んでもマナー違反にはなりません。

手渡し

履歴書を手渡しで提出する場合「直接渡し」または「手渡し」と明記することが大切です。封筒は開封しやすくしておくか、未封であることを表面に記しましょう。受け取り側がスムーズに書類を取り出せるので、好印象を与えられます。

可能であれば、事前に対応する応募先企業の社員の名前を確認し、封筒に記載しておきましょう。丁寧な印象を与えて、個人的なコミュニケーションが取れる可能性があります。

履歴書を郵送するときのマナー

履歴書を郵送する際は、いくつかのマナーを守ることが大切です。企業に良い第一印象を与え、自己PRにも役立ちます。ポイントを紹介するので参考にしてください。

送付状を同封する

履歴書の郵送では、送付状の同封が必要です。応募先企業にあなたの存在を印象づけ、書類の丁寧な取り扱いを促せます。送付状には以下の要点を記載してください。

履歴書を送付した目的と簡単な自己紹介を簡潔に記し、丁寧な挨拶と閲覧依頼の文言を添えることが基本です。送付状はパソコンで作成して印刷し、文末には手書きの署名を忘れないでください。

応募先の担当者の名前がわかる場合は、宛名に担当者氏名を記載すれば好印象を与えられます。封筒には、履歴書や他の書類の上に送付状を入れて、応募先の担当者が最初に目にするよう配慮しましょう。

書類はクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書などの大切な書類を郵送する際は、クリアファイルに入れることをおすすめします。折り曲げや汚れから書類を保護できます。水濡れからも守れるので、天候の変わりやすい日や予期せぬ事故が起きた場合でも安心です。クリアファイルは、開閉が容易なタイプを選びましょう。

履歴書と一緒に提出する関連資料が複数ある場合は、それぞれを区別して整理することが大切です。受け取り側は書類を見やすくなり、良い印象を与える一助になります。プロフェッショナルな印象を与えるために、傷や汚れがない新品かつ無地で透明なクリアファイルを使ってください。

期限内に届くようにする

履歴書を郵送する際には、期限内に確実に届くよう心がける必要があります。応募先の締切日をしっかりと確認し、余裕を持って発送しましょう。配達日数を考慮し、必要に応じて速達や特定日指定配送が役立ちます。追跡サービスがある配送方法を選べば、履歴書がどこにあるのかを常に把握できて安心です。

発送後には、応募先に連絡を取り、書類の到着を確認することも忘れないようにしましょう。以上のポイントを押さえれば、履歴書が期限内に届く可能性が高まります。

履歴書を手渡しするときのマナー

履歴書を手渡しする際には、適切な服装で履歴書を持参することが大切です。相手に敬意を表し、仕事への真剣な姿勢を印象づけます。迷惑をかけないためにも、訪問前には訪問時間を確認し、事前にアポイントメントを取ることが礼儀とされています。

受付で手渡しするとき

履歴書を受付で手渡しする際は、スムーズかつ丁寧な対応が重要です。事前に受付の場所を確認し、迷わずに到着できるようにしましょう。

履歴書の取り扱いについて質問したい時は、遠慮せずに受付スタッフに尋ねましょう。ただし、言葉遣いには気をつけ、敬語を使うことが大切です。履歴書を受け取ってもらった後は、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。以上の一連の流れを心掛けることで、良い印象を残し、応募先からの評価にもつながります。

面接官に手渡しするとき

面接官に履歴書を手渡す際のマナーを守ると、好印象を残せます。履歴書は清潔な封筒に入れ、封はせずに持参しましょう。面接前か後にスムーズに渡せるよう準備しておくことが大切です。

履歴書を渡す時には、敬語で「こちらが私の履歴書になります。ご査収ください」と伝えるとよいでしょう。面接官の名前を確認し、直接手渡すようにすると礼儀正しい印象を与えます。

履歴書の封筒のよくある質問

履歴書を送付する際の封筒に関する以下の質問へ、詳しく回答します。

宛名は手書きと印刷どちらがいい？

宛名を書く際には、手書きと印刷のどちらを選ぶかは重要なポイントです。手書きの宛名は丁寧な印象を与え、個人への配慮が感じられます。一方、印刷された宛名は整った見た目が特徴的で、プロフェッショナルな印象を与えることが可能です。

応募する企業の文化や業種によって、手書きと印刷のどちらが適しているかは異なります。応募先企業にはどちらの方が好印象なのか、事前のリサーチが大切です。適切に選択すれば、履歴書を送る際の第一印象がより良くなります。

角型と長型封筒どちらを選ぶべき？

履歴書を郵送する際は、適切な封筒を利用しましょう。履歴書がきれいな状態で届けられ、良い印象を与えることが可能です。

反対に、長型封筒は手紙や軽い文書用であり、履歴書を折る必要があるため、避けるべきです。企業によっては封筒の形式に具体的な指定がある場合もあるので、応募前には必ず確認してください。

宛名ラベルは使ってもいい？

宛名ラベルの使用は、基本的に避けるべきとされています。手書きの方が温かみと相手への配慮が感じられるからです。しかし、字が読みにくい、または障がいなどで手書きが困難な場合は、宛名ラベルの使用が適しています。

宛名ラベルを利用する場合、選ぶフォントは清潔感があり、正式なものを選ぶことが大切です。ラベルのサイズは封筒に合わせて選び、配置は封筒の中央や左側に歪みがないように正確に貼ってください。

履歴書の折り方は？

履歴書を3つ折りにする際は、きれいに表面が見えるように折ることが重要です。折り目が綺麗になるよう丁寧に折り進め、しわや折り目がつかないようにしましょう。

履歴書だけではなく職務経歴書もある場合は、2つを重ねてから折ることが一般的です。折り終えた履歴書を封筒に入れる際には、封筒にゆとりを持って入れることがポイントです。書類が傷まないように保ちながら、相手に届けれらます。

「履歴書在中」はどこに書けばいい？

封筒の表面の宛名の下か左下に、はっきりと読める文字で書いてください。履歴書を郵送する際は「履歴書在中」と封筒に明記することが大切です。履歴書の存在を示し、受取人が内容をすぐに理解するために役立ちます。

文言を書く際には、ボールペンや万年筆といった消えにくい筆記具の使用がおすすめです。封筒が透けて履歴書が見える場合でも、履歴書そのものではなく封筒にのみ記載するのがマナーです。

まとめ

履歴書を提出する際の封筒の使い方は、いくつかのポイントに押さえれば印象を良くできます。封筒の正面中央には、会社名や個人名をはっきりと記入してください。履歴書が折れないように注意深く封筒に収めることも大切です。

手渡しの際は、受付または面接官に直接渡すのがマナーです。郵送する場合には送付状を添え、期限前に到着するよう配慮する必要があります。履歴書をクリアファイルで保護し、封筒に「履歴書在中」と記載することも忘れないでください。この記事で解説したポイントを押さえれば、印象の良い履歴書の提出ができるでしょう。